解決出来ることor新しく身に付くスキル
- エクセルやワード、パワーポイントを快適に使えるようになる
エクセルやワード、パワーポイントを快適に使えるようになる
オフィス系のアプリはインストールしただけでは使えないので、“快適に使いこなすためには設定が必要”です。
では、〝設定〟とは何をどのようにするのか?というと・・・
アカウントを認証して、アプリを開きやすくしたり、プログラムを最新の状態にしたり、保存場所を変更したりします。
Microsoft365の初期設定
ここで取り組むことを一言で言えば、
です。
エクセルやワード、パワーポイントの初期設定の手順は簡単で大きくわけると次の2工程になります。
- 認証後にプログラムを最新の状態にする
- 保存先の設定を変更する
これだけです。
下記に詳しい手順を書いておきましたので取り組んでみてください。
詳しい手順
1Microsoftのアカウント情報の確認
MicrosoftOffice365のインストールが完了したら、アプリを開く前に、Microsoftのアカウント情報を再確認します。アカウント情報をメールで受け取っている場合は、メールを開きます。
2ログインIDとパスワードが必要
Microsoftのアカウント情報は、〝ログインIDとなるメールアドレスとパスワード〟の両方が必要です。
アカウント情報が必要な理由は、Officeアプリをインストール後に初めて起動したときにIDとパスワードを求められるからです。
3タスクバーにピン留め後にエクセルを起動
Windowsのスタートボタンでプログラム一覧を開き、エクセルを右クリックして、〝タスクバーにピン留めする〟を選択して、タスクバーにピン留めを選択(クリック)します。
同様によく使用するワードやパワーポイントなども右クリックして、〝タスクバーにピン留めする〟を選択して、タスクバーにピン留めを選択(クリック)します。
その後、タスクバーからエクセルを起動してください。
4Officeへようこそ!続行
〝Officeへようこそ!〟のウェルカムメッセージが表示されますので、〝続行〟を選択(クリック)します。
5Officeの準備中
〝Officeの準備〟が始まりますので待ちます。
7サインインの準備中
〝サインインの準備〟が始まります。
8メールアドレスの入力
〝メールアドレスの入力〟が求められるのでこのタイミングで、〝Microsoftのアカウント情報〟で確認した、メールアドレスを入力して〝次へ〟を選択(クリック)します。
9パスワードの入力
〝パスワードの入力〟が求められるので、このタイミングで、〝Microsoftのアカウント情報〟で確認した、パスワードを入力して〝サインイン〟を選択(クリック)します。
10次へ
〝このデバイスではどこでもこのアカウントを使用する〟というアナウンスが表示されます。これは、他のWindowsのアプリでも今回入力したアカウント情報が使われるということです。
これは、選択の余地が無いので〝次へ〟を選択(クリック)します。
11しばらくお待ちください
素直にしばらく待ちます。
13ライセンス契約に同意
〝ライセンス契約に同意〟が求められるので、〝同意する〟を選択(クリック)します。
14プライバシー
〝Microsoftはお客様のプライバシーを尊重しています〟というアナウンスが表示されたら、〝次へ〟を選択(クリック)します。
15パーソナライズ
〝Microsoft製品のオファーと割引をパーソナライズしますか?〟というアナウンスが表示されたら、〝パーソナライズしない〟を選択(クリック)します。
極力、データを収集されない設定にしておきます。
16エクスペリエンスの強化
〝エクスペリエンスの強化〟というアナウンスが表示されたら、〝完了〟を選択(クリック)します。
17アカウント
〝サイドバーのアカウント〟を選択(クリック)します。
18更新オプション
〝更新オプション〟を選択(クリック)します。
19今すぐ更新
ドロップダウンメニューで表示された中から〝今すぐ更新〟を選択(クリック)します。
20更新プログラムの確認中
〝更新プログラムの確認〟が始まるのでしばらく待ちます。
21更新プログラムのダウンロード
〝更新プログラムのダウンロード〟が始まるのでしばらく待ちます。
22作業内容の保存
続行する前に作業内容の保存のアナウンスが表示されたら、〝続行〟を選択(クリック)します。
23再度更新プログラムのダウンロード
再度、〝更新プログラムのダウンロード〟が始まるのでしばらく待ちます。
更新プログラムがインストールされました。
24更新を適用
〝更新を適用〟のアナウンスが表示されるので、しばらく待ちます。
26Word起動中
Wordが起動しているので、しばらく待ちます。
27Wordも今すぐ更新
〝更新オプション〟を選択(クリック)します。
ドロップダウンメニューで表示された中から〝今すぐ更新〟を選択(クリック)します。
28更新プログラムがインストールされました
〝更新プログラムがインストールされました〟と表示されたら、〝閉じる〟を選択(クリック)します。
29オプション
〝オプション〟を選択(クリック)します。
アプリの外観が更新されることもあります。
31既定でコンピューターに保存する
〝既定でコンピューターに保存する〟の項目にチェックは付いていないと思いますので、〝チェック〟を入れます。
34Excelを起動中
Excelを起動しているのでしばらく待ちます。
35オプション
〝オプション〟を選択(クリック)します。
36既定でコンピューターに保存する
〝既定でコンピューターに保存する〟の項目にチェックは付いていなければ、〝チェック〟を入れます。
37OK
〝OK〟を選択(クリック)します。
なお、他にも頻繁に使うアプリ、例えばPowerPointなども同様に〝オプション⇒既定でコンピューターに保存〟の設定をしておきます。
38インストールファイルの削除
〝Officeアプリのインストールファイル〟は容量がそこそこあるので、削除しておきます。
インストールファイルはインストールが完了したら、不要です。
39他のインストールファイルも削除
他の〝インストールファイル〟も残っていたら削除しておきます。
まとめ
事務仕事でのパソコン操作で頻繁に使うオフィス系アプリだからこそ、しっかり設定しておくことが大切です。
エクセルやワード、パワーポイントを快適に使えるようになる
例えば、エクセルやワード、パワーポイントを全く更新しない状態で使い続けると確実にエラーが発生します。また、エラーが発生してファイルが開けなくなるばかりか、せっかく作ったファイルが壊れてしまうような事態になれば、労力の無駄になるばかりか、それが重要なファイルであれば大損害です。
だからこそ、最初にしっかり設定しておいてください。