解決出来ることor新しく身に付くスキル
- プリンター複合機でスキャンした紙をパソコンでPDFに変換して保存出来る
紙の資料を簡単にPDFにして保存
“スキャンした紙の資料をPDF化”しておけば、それをGoogleドライブなどのクラウドストレージに保存しておき、外出先でもスマートフォンからでも資料の確認が出来ます。
契約書などはまだまだ紙でやり取りすることが多く、データ化しておくことで万一、紙の資料を紛失してもカバー出来ることがあります。
また、客先などで資料を紙で受け取った場合、自社に持ち帰って保存に困るケースも少なくありません。社内やチームで共有したい場合など、いちいち全員分を印刷するのもエコではありません。
そんな時に、パッとスキャンしてデータ化しておけば、保存に困らないし、共有したい相手にも簡単に共有が出来る上、必要な時は直ぐに取り出せて便利ですよね。
紙の資料を簡単にPDFにして保存するための環境作り、
下記に詳しい手順を書いておきましたので取り組んでみてください。
詳しい手順
なお、〝プリンター複合機側でスキャン時にパスワードの設定をしている場合は事前にパスワードの確認〟をしておいてください。
1ネットワーク パスの確認
パソコンで、デスクトップに作成済みの〝scan〟フォルダを右クリックして、プロパティを開きます。
表示された〝ネットワーク パス（N）：〟の〝￥￥XXXXX￥scan〟の情報が後ほど、プリンター複合機の設定で必要なので、メモを取るかスマートフォンでパソコンの画面を撮っておきます。
2複合機のスリープ解除
ここから複合機の設定になります。
複合機の〝ホームボタン〟を押して、スリープを解除して画面を表示させます。
なお、ここで解説している複合機は〝FUJI XEROX社製〟の〝ApeosPort C2360〟という機種を使っています。
同じ、FUJI XEROX社で同時期に発売された製品であれば、多少の画面表記の差異はありますが、設定の手順はおおよそ同じです。
3スキャン送信画面を閉じる
複合機のデフォルトの設定で、スキャン送信の画面が開くようになっていることが多いため〝スキャン送信〟の画面が開いたら画面向かって右上にある〝✗（バツ印）〟をタップして画面を閉じておきます。
複合機の設定によっては、ホーム画面が開く場合もあります。
4一般ユーザーの変更
ホーム画面で、〝一般ユーザー〟をタップします。
ここでは、一般ユーザーから管理者への権限の変更を行います。
ホーム画面が開かない場合は、〝ホームボタン〟を押してホーム画面を開きます。
5機械管理者ID
〝機械管理者ID〟の入力画面が表示されます。
6機械管理者IDの入力
〝11111〟を入力します。
機械管理者IDはデフォルトでは、〝11111〟に設定されていますが、設定を変更した場合は、変更後のIDを確認して入力してください。
変更後のIDが不明な場合は、プリンター複合機のメーカーサポートなどに問合せて確認します。
7セキュリティー警告
〝セキュリティー警告〟が表示されるので、〝閉じる〟をタップします。
セキュリティーリスク
複合機を不特定多数の人間が使用する場合は、機械管理者IDを変更しておくことをお勧めします。
機械管理者IDでログインすると複合機の設定を色々と変更することが出来てしまうので、悪意を持った人が意図しない設定変更をしてしまうことを防ぐためです。
8機械管理者でのスキャン送信
機械管理者でのスキャン送信画面が表示されたら、画面向かって右上の〝✗（バツ印）〟をタップして画面を閉じます。
9ホーム画面からアドレス帳
ホーム画面が表示されたら、〝アドレス帳〟をタップします。
ホーム画面が表示されない場合は、〝ホームボタン〟を押して、ホーム画面を表示させます。
10アドレス帳に新規追加
アドレス帳の〝＋〟をタップして、新しくアドレスを追加していきます。
11連絡先を追加
ポップアップ画面が開くので〝連絡先を追加〟をタップします。
12名前の入力
名前の入力画面が開くので、名前を日本語にする場合は、〝日本語（ローマ字入力）〟をタップします。
英語や数字を入力する場合は、〝英数〟をタップします。
13名前を入力
あなたの名前をローマ字で入力します。
ここで、あなたの名前ではなく、例えば〝パソコン名〟などを入力した方が管理し易い場合もあります。
14名前の入力後、次へ
名前の次に〝ふりがな〟も入力して〝次へ〟をタップします。
ふりがなの役割
ここで入力した〝ふりがな〟でアドレス帳に表示される順番が決まります。
例えば、ふりがなで〝あんどう〟さんと〝わたなべ〟さんが居た場合は、〝あんどう〟さんが先に来て、〝わたなべ〟さんが次に来ます。
つまり、〝あいうえお順〟でアドレス帳の表示が決まるので、アドレス帳の順番を最初に表示させたい場合は、ふりがなを調整します。
15画面をスクロール
連絡先の入力が完了したら、〝画面をスクロール〟します。
画面のスクロールは、画面を下から上にスワイプさせることで画面が下にスクロールしていきます。
16SMB [＋]保存先を追加
〝SMB〟の項目で、〝[＋]保存先を追加〟をタップします。
SMB（Server Message Block）とは、ネットワークを介してファイル、プリンター、シリアルポート、および通信リソースへのアクセスを提供するプロトコルのことです。
17接続中です。お待ちください。
〝接続中です。お待ちください。〟と表示されるので、待ちます。
18通信エラー
〝通信エラー〟と表示されるので〝確認〟をタップします。
ここで、〝通信エラー〟と表示されることは正常ですので問題ありません、次の設定に進んでください。
19サーバー名入力
〝保存先設定〟の項目で〝サーバー：〟をタップして、入力が出来る状態にします。
20ネットワーク パス（N）:
ここでは、最初にパソコンの〝scan〟フォルダのプロパティで確認した〝ネットワーク パス（N）:〟の〝￥￥XXXX￥scan〟の〝XXXX〟の部分を入力していきます。
この例で言えば、〝20240618ST01〟の部分です。
21サーバー名の確認
〝サーバー〟の項目に入力された名称〝XXXX〟を確認します。
英語の大文字と小文字も識別されます。
この例で言えば、〝20240618ST01〟の部分です。
22共有名入力
〝共有名〟に〝scan〟と入力します。
23保存先設定の確認
保存先設定で〝サーバーと共有名〟を確認します。
問題が無ければ、画面向かって右上の〝OK〟をタップします。
ユーザー名とパスワードの項目
複合機の設定によっては、〝ユーザー名〟の項目あるいは、〝パスワード〟の項目が空白（未入力）だと、パソコンと繋がらないケースがあります。
その場合は設定済みの〝ユーザー名〟あるいは、〝パスワード〟を入力してください。
なお、〝ユーザー名〟は、〝admin〟あるいは、〝user〟などと設定しているケースが多いです。
24SMBの項目の確認
〝SMB〟の項目がパソコンの〝scan〟フォルダのプロパティの共有タブの〝ネットワークパス（N）：〟と同一になっているか？を確認します。
同一になっていれば、画面向かって右上の〝OK〟をタップして、〝連絡先を追加〟の画面を閉じます。
なお、このタイミングで〝プリンター複合機側でスキャン時にパスワードの設定をしている場合〟はログインIDとパスワードを入力しておきます。
25連絡先の確認
〝連絡先〟の項目を確認して問題が無ければ、画面向かって左上の〝✗（バツ印）〟をタップして、〝連絡先〟の画面を閉じます。
26アドレス帳の一覧
〝アドレス帳の一覧〟の画面に戻りますので、作成したアドレスが追加されているか？を確認します。
問題が無ければ、〝ホームボタン〟を押してアドレス帳を閉じます。
27電源ボタン
モニター画面の向かって右上の〝電源ボタン〟を押します。
機種によっては、長押しが求められることがあります。
29はい（再起動する）
〝はい（再起動する）〟をタップします。
このタイミングで再起動を実施するのは、権限を〝機械管理者〟から〝一般ユーザー〟に戻すためです。
31一般ユーザー
再起動後、権限が〝一般ユーザー〟に戻っているのを確認して、〝スキャン送信〟をタップします。
32スキャン送信
〝スキャン送信〟の画面が開きます。
ここから、実際にスキャンを行い、先程追加したアドレスに送信して問題無くデータが送信されるか？を検証していきます。
33スキャンする用紙を置く
設定が正しく出来ているかどうか？の〝スキャン送信の検証〟を行いますので、複合機のフタを開けて、〝スキャンする用紙〟を置きます。
34連絡先
モニター画面に戻り、〝連絡先〟をタップします。
35追加したアドレス
先ほど〝追加したアドレス〟をタップします。
36PC保存（SMB転送）
〝PC保存（SMB転送）〟の項目が表示されて、〝正常終了〟になっていることを確認します。
37パソコンのscanフォルダ
複合機を離れてパソコンに戻り、〝パソコンのscanフォルダ〟を確認して、スキャンしたデータが〝PDF形式のファイル〟で保存されていることを確認します。
38右クリックでPDFを開く
スキャンしたデータのPDFを〝右クリック〟して開くアプリに〝AdobeAcrobatReader〟を選択して開きます。
この時、スキャンした紙とデータが同じであれば、設定完了です。
以上で、複合機でスキャンしたデータをパソコンでPDF形式のファイルとして受信するための設定が完了です。
まとめ
今回の手順で行った設定は、〝プリンター複合機からパソコンのデスクトップに作ったscanフォルダを読みに行く〟という設定です。
この設定が正しく出来れば、プリンター複合機とパソコンが繋がり、スキャンしたデータを瞬時にパソコンに送ることが可能になります。
ここで、接続が上手く行かない場合が生じることがありますが、その場合は次の原因が考えられます。
- プリンター複合機とパソコンが同じネットワーク上に存在していない
- パソコンの電源が落ちているあるいは、スリープモードになっている
- パソコン側の設定が正しく出来ていない
- プリンター複合機側でIDやパスワードが設定されている
上手く接続出来ない場合は、再度パソコン側の設定からやり直してみてください。
そして、上記の原因をひとつずつ解消していくことが近道です。
![SMB [＋]保存先を追加](https://lh3.googleusercontent.com/pw/AP1GczMNc1CAKYGmB997os_s7vR9I9ZUJh7zlUfgVnXY2QvwnHY3f1WaZE3IldzkmNx-pmXce78zmSS15F6JE58Sg-KFZDx4r1OPj1C7XGyKh8BuX6yNkIx0hMNW_QAmXEAavWRyF57BF_jgv5YR-STu7bUS=w1500-h1061-s-no)
