36,Google Chatで相手に画像やPDFなどを送る方法

解決する課題は、

相手とのチャットの途中で画像を手軽に送りたい
Googleドライブ内の画像を簡単に相手に共有したい
手軽にビジネスコミュニケーションを取りたい

相手に画像ファイルやPDFファイル、あるいは映像ファイルなどを渡したいときには、「USBメモリースティックに入れて送付する」「メールに直接添付する」「GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージにアップロードして、そのリンク先を相手にメールで送る」など、さまざまな方法があります。

すでに送るファイルが決まっている場合には、これらの方法でも特に問題はないと思いますが、よくこんな声を耳にします。

相手とやり取りしている途中で見せたい画像を手軽に送りたい

単にファイルを送って終わりじゃなく解説しながら相手に見てもらいたい

そんな、コミュニケーションの途中で相手に見せたい画像やPDF、映像などが出てきた場合でも、Googleチャットを使えば、チャットの途中でそれらのファイルをメッセージに添えて送信することができます。

GoogleChatグーグルチャットのメッセージに乗せてファイルを相手に共有する利便性

この資料を送れば相手は全てちゃんと理解してくれる

そのように思う人は少なくありません。

わたし自身、「この資料を見てもらえればすべて理解してもらえるはずだ」と渾身の力を込めて作成した資料を相手に送っても、期待した通りの反応が返ってきたことは、数えるほどしかありませんでした。

これは、資料の出来栄えが良い悪いというよりも、相手がその資料を一言一句欠かさず読み込み、深く考えたうえで熟読してくれているとは限らないということです。

だからこそ、コミュニケーションの途中、つまり会話の適切なタイミングで相手がこちらに意識を向けているときに、見せたい画像や資料を提示した方が、より相手に伝わりやすいのです。

それを実現できるツールのひとつが、Google Chatです。

GoogleChatグーグルチャットのメッセージに乗せてファイルを相手に共有する手順

ここからは、具体的にGoogle Chatグーグルチャットのメッセージに画像やPDFなどのファイルを添付し、相手と共有する手順についてご説明いたします。

とはいえ、操作はとても簡単に行えますので、ご安心ください。

ちなみに、Google Chatグーグルチャットで共有できるファイルは、Google Driveグーグルドライブ内に保存されているファイルでも、パソコンのハードディスク内に保存されているファイルでも、簡単に共有できます。

メッセージに乗せて相手にファイルを送る細かな手順

GoogleChatグーグルチャットのメッセージ入力欄左の（＋）をクリック
“Googleドライブファイルを添付”を選択
“Googleドライブのウィンドウ”からファイルを選択
“マイドライブ”のファイルを選択して共有する
“マイドライブ”の中から共有したいファイルを選択
選択したファイルがチャットの画面上に表示される
アクセス権の付与の確認
メッセージを送信をクリック
相手にGoogleドライブ内の画像ファイルが共有された状態
PDFファイルの共有
アイテムを選択から共有するPDFファイルを選択
チャットの画面上でPDFファイルの送信準備が整う
アクセス権の付与を確認
相手にGoogleドライブ内のPDFファイルが共有された状態
パソコン内のファイルの共有
パソコンのどこかのフォルダが開く
送信アイコン（紙ヒコーキのアイコン）をクリック
パソコン内部のファイルを相手に送信した状態

では、ここからひとつずつ順を追って進めていきます。

1GoogleChatグーグルチャットのメッセージ入力欄左の（＋）をクリック

Google Chatグーグルチャットにログインして、メッセージ入力欄の向かって左側にある（＋）のアイコンをクリックします。

（＋）のアイコンはGoogle Driveグーグルドライブ内にあるファイルをチャットで送信する時やカレンダーの招待状を送る時に使うので覚えておきましょう。

2“Googleドライブファイルを添付”を選択

コンテキストメニューが表示されたら、Googleドライブファイルを添付をクリックします。

3“Googleドライブのウィンドウ”からファイルを選択

新しくGoogleドライブのウィンドウが表示されるので、ここから相手に共有したいファイルを選択します。

4“マイドライブ”のファイルを選択して共有する

Googleドライブの各ディレクトリがタブ形式で表示されているので、今回は“マイドライブ”の中のファイルを相手に共有するので、“マイドライブ”のタブをクリックします。

相手に共有したいファイルが“共有ドライブ”などにある場合は“共有ドライブ”のタブなどファイルを置いてある場所に応じてクリックするタブは違ってくるので注意が必要です。

5“マイドライブ”の中から共有したいファイルを選択

“マイドライブ”が開き、その中に入っているフォルダやファイルなどが表示されます。

その中から相手に共有したいファイルを選択します。

6選択したファイルがチャットの画面上に表示される

選択したファイルがチャットの画面上に表示されますが、

この時点ではまだ送信されていないので、ファイルを確認したら“紙ヒコーキのアイコン”をクリックして次へ進めましょう。

今回は画像ファイルなので画像の内容がプレビューされたが、ファイルの種類によってはプレビューされないものもあります。

7アクセス権の付与の確認

Googleドライブでファイルを共有するということは、相手にファイルを送るのではなく、あなたのGoogleドライブ内のファイルまでのリンクを相手に教えて、相手にアクセスしてもらうということになります。

そのため、相手にアクセス権を付与していない場合は、アクセス権を相手に付与してもいいか？と問われることがあるので、問題無ければアクセス権を付与してメッセージを送信します。

ちなみに、付与するアクセス権には、“閲覧者（コメント可）”など幾つか種類があるのでそこも確認しておきましょう。

8メッセージを送信をクリック

相手に共有するファイルの確認が出来たら、“メッセージを送信”をクリックして、相手にメッセージを送信します。

このタイミングで、選択したGoogleドライブ内のファイルも共有されます。

9相手にGoogleドライブ内の画像ファイルが共有された状態

今回共有したファイルは画像ファイルなので、チャット上に画像のプレビューが表示されました。

10PDFファイルの共有

これは、Googleドライブ内のPDFファイルの共有のケースです。

画像ファイルでもPDFファイルでも基本の手順は同じです。

まずは、メッセージ入力欄の向かって左側にある（＋）のアイコンをクリックします。

11アイテムを選択から共有するPDFファイルを選択

画像ファイルの時と同様にGoogleドライブのプレビューウィンドウが開くので、“マイドライブ”のタブをクリックします。

相手に共有するPDFファイルを選択して、“挿入”をクリックします。

12チャットの画面上でPDFファイルの送信準備が整う

たまに勘違いすることがあるのですが、これはPDFファイルの送信の準備が整った状態で、まだ送信はされていません。

なので、ここから“紙ヒコーキのアイコン”をクリックします。

13アクセス権の付与を確認

画像ファイルの時と同様に、このユーザー、つまり今チャットをしている相手に選択したPDFファイルの“アクセス権を付与してもいいか？”と問われているので、確認して、“メッセージを送信”をクリックします。

この時、付与するアクセス権には、“閲覧者”、“閲覧者（コメント可）”、“編集者”の3つの中から選択が出来ます。一般的には、“閲覧者（コメント可）”で問題ありません。

14相手にGoogleドライブ内のPDFファイルが共有された状態

相手にPDFファイルのアクセス権が付与されて、メッセージを送信された状態です。

PDFファイルもパスワード等がかかっていなければ、プレビューで内容が表示されます。

15パソコン内のファイルの共有

ここからは、パソコンの中に入っているファイルの共有方法についてお伝えしていきます。

チャットのメッセージの入力スペースの向かって右側の2番目にあるシェアアイコンをクリックします。

16パソコンのどこかのフォルダが開く

パソコンのどこかのフォルダが開くので、相手に共有したいファイルを選択して、“開く”をクリックします。

17送信アイコン（紙ヒコーキのアイコン）をクリック

送信アイコン（紙ヒコーキのアイコン）をクリックすると、そのまま直ぐに相手にファイルが送信されます。

Googleドライブの時は、相手にファイルの場所を示すリンクを送るということでファイルそのものを相手には送らないのですが、パソコン内部のファイルを共有する場合は相手にフィアルそのものを送ることになります。

18パソコン内部のファイルを相手に送信した状態

今回はパソコン内部に保存していた画像ファイルを相手に送信したので、チャット上にもプレビューで表示されました。

Google Chatグーグルチャットを使ったコミュニケーションの魅力は、やり取りの履歴が簡単に残せて、後から見返しやすいという点にあります。

例えば、対面や電話でやり取りの履歴を残そうとすると、ICレコーダーなどで音声を録音し、その音声を文字起こししてテキスト化するなど、手間と労力、そして時間がかかってしまいます。

メールの場合、やり取りの履歴が残るという点では便利ですが、相手からの返信に時間がかかるという難点があります。

その点、対面や電話、メールには無い利点を備えているのがチャットコミュニケーションツールであり、その中でも特に使い勝手が良いのがGoogle Chatグーグルチャットだと思います。

Google Chatグーグルチャットの使い勝手の良さの最大の理由は、Googleアカウントの普及率の高さにあります。

フリーメールとしてGmailを利用している方も多く、またグループウェアとしてGoogle Workspaceを導入している企業も多いため、「チャットでやり取りしたいので、新たにアカウントを作成してください」とお願いする必要がほとんどなく、すぐにコミュニケーションを開始できる点が大きなメリットです。

もちろん、普及率という点ではLINEも同様ですが、やはりLINEはまだ仕事の場で使うには少しカジュアルな印象があり、業務上のやり取りには不向きに感じられることもあります。

今後さらに利便性の高いチャットコミュニケーションツールが登場することを期待しつつ、現時点ではGoogle Chatグーグルチャットを活用していきたいと思います。